2.6 Шаблон сезона и перенос прошлого

Ничего не забыть при запуске нового сезона и при этом не затащить в него прошлогодние цифры под видом плана.

Правила

1. Шаблон и прошлый сезон — разные механизмы. Шаблон это универсальная выставка: полный перечень того, что бывает. Перенос прошлого сезона это доливка фактуры в уже развёрнутый скелет. Копия прошлого проекта шаблоном быть не может: в ней нет того, чего в прошлом году не делали.
2. Порядок только такой: сначала развернуть сезон по шаблону, затем перенести выбранное из прошлого. Обратный порядок теряет целые направления.
3. В шаблоне нет ни одной суммы и ни одного контакта. Он хранит структуру, владельцев, вехи, чек-листы, категории и нормативы.
4. Точность переноса задаётся каждому элементу отдельно, четырьмя уровнями: 0 — не переносить; 1 — только структура; 2 — структура и норматив; 3 — структура и факт прошлого сезона. Уровень 3 приходит как справка с пометкой сезона, а не как плановая величина: прошлогодняя цена подрядчика в плановом бюджете — самая частая причина расхождения сметы.
5. Срок жизни элемента решает, где он живёт. Вечное — регламенты, ролевая модель, категории аккредитации, структура статей бюджета — уровень 2 в шаблоне. Сезонное — прайс, состав подрядчиков, сетка программы — уровень 1 в шаблоне и уровень 3 доливкой. Разовое — конкретные договоры, счета, пропуска — не переносится никогда.
6. Бесхозный элемент в шаблон не попадает. У каждой строки есть владелец из ролевой модели, иначе строка создаёт иллюзию покрытия и не выполняется.
7. Элемент включается в шаблон, если выполняются хотя бы два условия из трёх: повторялся два сезона подряд; его забывание стоит денег или срыва сроков; у него есть владелец. Это отсечка от разрастания: шаблон, в котором четыреста пунктов, не открывают.
8. Что переносится обязательно: костяк экспонентов с историей участия и причинами отказов; подрядчики по всем службам; спикерский и медиа-пул; партнёры и спонсорские лоты; пакеты, прайс-структура и рекламный инвентарь; площадка с планом, техрегламентом и нормами; рубрикатор и форматы программы; ролевая модель и категории доступа; регламенты и шаблоны документов; таймлайн и календарь напоминаний; реестр рисков; метрики и формы отчётности; схема сопровождения экспонента; сегменты приглашений и шаблоны писем.
9. Данные с коротким сроком годности хранятся нормативом с датой, а не значением: не «монтаж стоит столько-то», а «смета монтажа пересчитывается в T−120 по прайсу подрядчика».
10. Перенесённое помечается источником и сезоном. Через год никто не вспомнит, откуда взялась цифра, а по пометке видно, что это справка и её пора пересчитать.

Как проверить себя

Возьмите шаблон и вычеркните всё, у чего нет владельца и что не повторялось дважды. Если после вычёркивания шаблон стал вдвое короче и ничего не потерялось — вы хранили в нём мусор.

Типичные ошибки

Шаблоном назначают прошлый проект. Прошлогодние суммы приходят в новый бюджет плановыми. Шаблон растёт каждый сезон и не чистится. Переносят контакт подрядчика, но не условия, по которым с ним работали.

Профильные курсы

Проверить себя по темам модуля можно квизами: курс Онбординг выставки и курс Направления выставки: квизы руководителей.

1. Квиз «Управление подготовкой в PPM» — уровни, вехи, стыки, перенос сезона.
2. Квиз «Онбординг: сотрудник организатора» — где что лежит и кто что решает.